Pagrindiniai dokumentai, kurie patvirtina krovinių logistiką yra važtaraščiai. Juose yra nurodyti pagrindiniai krovinių duomenys: siuntėjas, gavėjas, krovinį gabenančio transporto informacija ir žinoma, duomenys apie patį krovinį. Visus gabenamus krovinius privaloma deklaruoti ir registruoti Valstybinės mokesčių inspekcijos sistemos i.MAS i.VAZ posistemėje realiu laiku, nes kitu atveju krovinys negali būti transportuojamas, nesutvarkius šių privalomų dokumentų. Važtaraščių išrašymas yra privalomas visiems kroviniams, gabenamiems kelių transporto priemonėmis Lietuvos teritorijoje. Taip pat, šie dokumentai yra būtini, kuomet krovinio siuntėjas ar gavėjas užsiima ekonomine veikla ir gabena krovinius komerciniais tikslais. Pagal Lietuvos Respublikos įstatymus, privaloma pateikti važtaraščius ne anksčiau nei likus 7 dienoms iki planuojamos krovinio gabenimo datos ir ne vėliau nei suplanuota išgabenimo data.
Į i.VAZ posistemę pateikti važtaraščius galima keliais būdais – naudojantis Valstybinės mokesčių inspekcijos elektroninėje sistemoje esančia savitarna arba per įmones-tarpininkes, kurios administruoja duomenis ir automatizuotu būdu realiu laiku deklaruoja ir pateikia reikalingus duomenis bei suformuoja reikalingus dokumentus. Pastarasis būdas yra efektyvesnis, nes leidžia išvengti galimų klaidų ir netikslumų bei dvigubo darbo, suvedant duomenis įmonės vidinėje sistemoje ir deklaruojant VMI.
Tam, kad būtų galima palengvinti ir supaprastinti šiuos procesus, rekomenduojama įdiegti programinę įrangą ir teikti važtaraščius per SAP apskaitos sistemas. Tuomet duomenų pateikimas Valstybinei mokesčių inspekcijai užims tik keletą akimirkų. Taip pat pateikus važtaraščius, automatiškai gausite patvirtinimą apie tai ar teisingai atlikta operacija. O atsiradus galimai klaidai, gausite pranešimą, kad reikalingos korekcijos. Taip pat yra patogu ir tai, kad vienu metu galite automatiniu būdu siųsti net keletą važtaraščių. Be to, toks būdas yra visiškai saugus ir patikimas, apsaugotas nuo galimo duomenų nutekėjimo.